VĂN PHÒNG SỞ
Đăng ngày 15-07-2019 09:49

I. Chức năng

Tham mưu thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác tổ chức - bộ máy, biên chế, vị trí việc làm, tuyển dụng, quản lý, sử dụng, luân chuyển, bổ nhiệm, đào tạo, quy hoạch, đánh giá, chế độ, chính sách, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu, thôi việc; công tác cải cách hành chính; công tác kế hoạch - tổng hợp; ứng dụng công nghệ thông tin; công tác tài chính - kế toán, văn thư - lưu trữ, hành chính - quản trị; tổ chức thực hiện các chương trình bồi dưỡng kiến thức và chuyên môn, nghiệp vụ đối ngoại cho công chức, viên chức thành phố; quy chế dân chủ ở cơ sở, dân vận; công tác vì sự tiến bộ phụ nữ; công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống thiên tai, tìm kiếm cứu nạn và phòng thủ dân sự; công tác phòng, chống dịch bệnh; và một số công tác khác theo sự phân công của lãnh đạo Sở.

II. Nhiệm vụ

1. Tham mưu dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và các đề án, dự án, chương trình thuộc phạm vi quản lý của Sở giao cho Văn phòng phụ trách.

2. Tham mưu tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý của Sở giao cho Văn phòng phụ trách; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực thuộc phạm vi được giao; định kỳ, đột xuất báo cáo kết quả thực hiện cho Thành ủy, UBND thành phố, Bộ Ngoại giao và các cơ quan liên quan theo quy định.

3. Tham mưu trình UBND thành phố ban hành quyết định quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Ngoại vụ; thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các tổ chức, đơn vị của Sở theo quy định của pháp luật.

4. Xây dựng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Sở; quy chế làm việc của Sở; mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứng đầu của các tổ chức, đơn vị thuộc Sở theo quy định của pháp luật để trình Giám đốc quyết định theo thẩm quyền.

5. Tham mưu phê duyệt phương án thành lập, tổ chức lại, giải thể, đổi tên các bộ phận cấu thành của tổ chức, đơn vị của Sở theo phân cấp.

6. Tham mưu về quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc Sở Ngoại vụ; quản lý hồ sơ, quyết định việc tuyển dụng, tiếp nhận, sử dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, nâng bậc lương, bổ nhiệm ngạch, chuyển ngạch, đánh giá, thay đổi chức danh nghề nghiệp và chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền của Sở Ngoại vụ theo quy định và theo sự phân công hoặc ủy quyền của UBND thành phố.

7. Tham mưu thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của cơ quan Sở và ngành ngoại vụ; là Thường trực Hội đồng Thi đua - khen thưởng và Hội đồng Kỷ luật.

8. Tham mưu thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng của cơ quan Sở và ngành ngoại vụ; chủ trì, phối hợp các phòng chuyên môn xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các chương trình bồi dưỡng kiến thức và chuyên môn, nghiệp vụ đối ngoại cho công chức, viên chức thành phố liên quan đến lĩnh vực cơ quan quản lý.

9. Tham mưu, hướng dẫn, kiểm tra, tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính của cơ quan Sở và ngành ngoại vụ theo mục tiêu và nội dung được UBND thành phố phê duyệt; chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các lĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý của Sở Ngoại vụ. Tổ chức tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ công việc thực hiện theo cơ chế một cửa của Sở Ngoại vụ. Triển khai thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO tại Sở.

10. Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm, 05 năm, 10 năm, đột xuất của Sở; tổng hợp chương trình công tác năm. Tổng hợp báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ của Sở; chuẩn bị nội dung các cuộc họp giao ban, sơ kết, tổng kết và thông báo ý kiến kết luận của Giám đốc tại các cuộc họp trên.

11. Tham mưu tổ chức, điều phối các hoạt động chung của Sở và sự phối hợp giữa các phòng, đơn vị sự nghiệp thuộc và trực thuộc Sở. Tham mưu xây dựng, sửa đổi, bổ sung hoặc cụ thể hóa các văn bản nội bộ phục vụ công tác quản lý hành chính của cơ quan.

12. Tham mưu ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hệ thống thông tin, quản lý công nghệ thông tin, lưu trữ và bảo mật thông tin; quản lý, khai thác, sử dụng các phần mềm để phục vụ công tác chỉ đạo, quản lý của lãnh đạo Sở Ngoại vụ và nhu cầu chuyên môn, nghiệp vụ.        

13. Tham mưu quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách của Sở Ngoại vụ theo quy định của pháp luật và sự phân cấp của UBND thành phố; hướng dẫn công tác tài chính, kế toán các đơn vị sự nghiệp trực thuộc; kiểm tra quyết toán, duyệt quyết toán các đơn vị sự nghiệp trực thuộc; tổng hợp báo cáo tài chính và công khai tài chính theo quy định.

14. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, chữ ký số; công tác bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan theo quy định; in ấn, sao lục theo yêu cầu của lãnh đạo Sở và các phòng thuộc Sở.

15. Tổ chức thực hiện mua sắm tài sản vật tư, văn phòng phẩm phục vụ hoạt động của cơ quan Sở (trừ tài sản vật tư mà Sở Tài chính và các ngành được giao thực hiện mua sắm tập trung theo quy định); bảo quản tài sản, trang thiết bị phục vụ công tác chung của cơ quan Sở (trừ tài sản, trang thiết bị đã bàn giao cho lãnh đạo Sở và các phòng); sửa chữa tài sản, trang thiết bị theo đề nghị của các phòng; xây dựng cơ bản; chuẩn bị về cơ sở vật chất cho các buổi tiếp khách của lãnh đạo Sở, các cuộc họp sơ kết, tổng kết, học tập, quán triệt nghị quyết tại cơ quan; thực hiện công tác hậu cần phục vụ đoàn vào, đoàn ra và các hội nghị, hội thảo quốc tế; thực hiện công tác tạp vụ, vệ sinh; quản lý, điều động ôtô phục vụ lãnh đạo Sở và công tác chung của cơ quan.

16. Triển khai thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở; công tác vì sự tiến bộ phụ nữ; công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống thiên tai, tìm kiếm cứu nạn và phòng thủ dân sự; công tác dân vận; công tác phòng, chống dịch bệnh.

17. Hướng dẫn khách đến làm việc thực hiện theo đúng nội quy cơ quan; giám sát, kiểm tra, đôn đốc công chức và người lao động cơ quan thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế, quy định của cơ quan.

18. Xây dựng các báo cáo, kế hoạch và góp ý các dự thảo văn bản của các cơ quan, đơn vị liên quan đến các vấn đề chung mà không trực tiếp thuộc chức năng, nhiệm vụ của một trong các phòng, đơn vị sự nghiệp khác thuộc và trực thuộc Sở.